Confira algumas dicas simples, mas primordiais para melhorar suas apresentações no PowerPoint.

O PowerPoint é um dos programas de apresentação mais utilizados em todo o mundo. Presente em reuniões e aulas, o software pode ser o diferencial para fechar um grande contrato ou garantir o aprendizado de muitos alunos. No entanto, pode também se transformar em algo muito chato, que dispersa a atenção dos espectadores.

O principal erro dos palestrantes que recorrem às apresentações do PowerPoint é transformá-las no centro da reunião. Muitas vezes, simplesmente leem o texto dos slides, acessível a todos os participantes. É um equívoco comum: nas antigas exposições de transparências, exibidas com o auxílio do jurássico retroprojetor, era possível verificar que a maioria do público caía no sono. O foco deve ser o conteúdo a ser apresentado e o próprio apresentador. O PowerPoint deve ser um instrumento de apoio, mostrando imagens e gráficos para reforçar a informação que está sendo transmitida. Se tudo está no slide, não há necessidade do expositor: o material pode ser enviado por e-mail.

Uma reunião – qualquer que seja o objetivo – não deve se limitar ao tema central. É preciso entremear a exposição com histórias e exemplos. Eles ajudam a relaxar e a manter a atenção. O expositor deve criar vínculos entre o assunto e “causos” que possam enriquecer a exposição. Todos nós nos lembramos daquele professor excelente, que sabia mesclar equações de segundo grau com passeios na praia. Quem consegue fazer isso garante um aprendizado mais eficaz e torna-se muito mais persuasivo numa reunião de negócios. E o PowerPoint, com todos os seus recursos gráficos, está lá, como pano de fundo, reafirmando com dados objetivos a fala do expositor.

Uma proposta comercial ou de prestação de serviços é dividida em três partes: onde estamos, onde queremos chegar e como faremos para chegar lá. Textos simples e concisos, coadjuvados por imagens impactantes, nos slides do PowerPoint, são excelentes na tarefa do convencimento de clientes em potencial.

Como já foi dito, o software oferece muitos recursos gráficos: cores, fontes, formas de abertura dos slides. Por isto mesmo, estes recursos devem ser usados com parcimônia. O abuso provoca confusão e cansaço visual e, mesmo assim, é muito comum nas apresentações de PowerPoint. Nos textos, a fórmula clássica é a mais produtiva: títulos sem serifa, períodos (sempre curtos) serifados, linhas finas e olhos em itálico. De preferência às fontes mais comuns; ao abrir o arquivo em outro computador, é possível que ele não tenha a fonte instalada, e isto vai desconfigurar os slides. Nas imagens, utilizar várias tonalidades da mesma cor funciona melhor do que várias cores diferentes. As imagens devem ser simples, já que a apreensão visual é bastante forte e impactante.

Em algum momento da reunião, pode ser necessário chamar a atenção para algo que o expositor esteja manuseando, ou simplesmente para a sua fala, e a tela colorida do datashow pode dificultar esta tarefa. Para retirar as imagens momentaneamente, basta teclar C (a tela ficará branca) ou E (ficará preta). Para retornar aos slides, só é preciso retomar qualquer tecla.

O PowerPoint permite a apresentação dos slides do formato “paisagem” ou “retrato”. Para alterar, na edição 2003, selecione “arquivo”, “configurar página” e “slides”.

Na edição 2007 do programa, o caminho é “design” e “orientação de slide”.

É muito comum optar por “copiar” e “colar” (ou CTRL C e CTRL V) para inserir imagens numa apresentação do PowerPoint. No entanto, se o arquivo tiver muitas ilustrações, pode ocorrer de algumas delas ficarem ocultas, ou mesmo de o arquivo não abrir (ficar corrompido). O ideal é acessar os menus “inserir”, “imagem” e “do arquivo”, para evitar surpresas desagradáveis. Em tempo: imagens no formato TIF e BMP ocupam mais espaço; se possível, transforme-as em JPG antes de inseri-las, para deixar a apresentação mais leve.